1.ข้อมูล ( data ) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายๆอย่างมาผสมเข้าด้วยกัน
2.สารสนเทศ ( information ) หมายถึง ข้อมูลต่าง ๆ ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้อง แม่นยำ และตรงกับความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้
- มีความถูกต้องและแม่นยำ เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้
- มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ กระชับและชัดเจนก็จะทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณภาพ เกิดความน่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นได้เต็มประสิทธิภาพ
- ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน จะทำให้ผู้ใช้ได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก
- ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนหรือสรุปเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ( numeric data ) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบ คือ
- เลขทศนิยม คือ ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอ่านมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 17.0 หรือ จำนวนที่มีเศษเป็นทศนิยมก็ได้ เช่น 5.788, 38.14348, 1010.22, 52355.1234, -345.789 เป็นต้น
- ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ ( character data ) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้ เช่น ICT, COMPUTER, Network, internet เป็นต้น
เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่
- ข้อมูลปฐมภูมิ ( primary data ) คือ ข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าของทุติยภูมิ
- ข้อมูลทุติยภูมิ ( secondary data ) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้
- การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
- การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโฯโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูบ
- การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องแก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
- การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานต่อไป
- การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล
- การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่าง ๆ แล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับ และได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
- การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ
- การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
- การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก
- การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยแพร่ข้อมูลไปแล้ว ก็ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
- ระบบเลขฐานสอง การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไปฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์ (0) และ หนึ่ง (1)
2. รหัสแทนข้อมูล เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆ ดังนี้
- รหัสแอสกี ( American Standard Code Information Interchange : ASCII ) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว
- รหัสยูนิโค้ด ( Unicode ) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรแบบรูปภาพ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนตัวอักขระได้ 65,536 ตัว และยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย
3. การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ จะต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
- บิต ( bit ) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง เป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
- ตัวอักขระ ( character ) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใด ๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล
- เขตข้อมูล ( field ) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
- ระเบียนข้อมูล ( record ) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
- แฟ้มข้อมูล ( file ) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียน
- ฐานข้อมูล ( database ) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มเข้าด้วยกัน
ประเด็นต่าง ๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้
- ความเป็นส่วนตัว ( privacy ) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง ซึ่งหากข้อมูลเหล่านี้ถูกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้าความเดือดร้อนแก่เจ้าของข้อมูลได้
- ความถูกต้อง ( accuracy ) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลใด ๆ ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้เลย
- ความเป็นเจ้าของ ( property ) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จึงทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย
- การเข้าถึงข้อมูล ( accessibility )การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น